Niezbyt szczęśliwe wydają się też postulaty, aby to pracownik oznaczał swą prywatną korespondencję jakimś wyróżnikiem (np. PRIV), który stanowiłby dla pracodawcy sygnał, że nie jest to korespondencja firmowa i nie podlega kontroli. Wracamy wówczas do punktu wyjścia: czy wolno pracownikowi wykorzystywać służbowe e-maile do celów prywatnych i czy trzeba tę oczywistość w specjalnej formie pracownikom komunikować.

Można przychylić się do stanowiska, że tak jak w wypadku innych narzędzi pracy zatrudniony powinien wiedzieć, jakie u danego pracodawcy panują zasady ich wykorzystywania. Takie rozwiązanie na pewno pozwoli uniknąć nieporozumień i uświadomi, że firmowy adres e-mailowy to narzędzie pracy, a nie prywatne forum.

Nie wolno zapominać, że prawo kontroli związane jest także z tym, iż pracodawca ponosi ryzyko prowadzonej działalności i odpowiedzialność za działania podwładnego wobec osób trzecich. Oczywiste jest także, że pracodawca, który w wyniku monitoringu służbowego konta poczty elektronicznej powziął wiedzę o treści prywatnej korespondencji, nie może tej wiedzy wykorzystać ani upowszechniać w sposób godzący w dobra pracownika (np. przekazać takiej korespondencji innym pracownikom). Nie można natomiast odmówić pracodawcy prawa do wykorzystania takiej korespondencji jako podstawy do wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji służbowych, z wypowiedzeniem umowy o pracę włącznie, jeśli skala naruszenia przez pracownika powinności niewykorzystywania narzędzi pracy do celów prywatnych taką reakcję uzasadnia.

Inaczej rzecz się ma z prywatnymi skrzynkami e-mailowymi, z których pracownicy korzystają w czasie pracy. Korespondencji prowadzonej za pośrednictwem tych kont pracodawcy kontrolować z pewnością nie wolno, choć może on zablokować nadmierną pozazawodową aktywność załogi poprzez zablokowanie dostępu do prywatnych kont pocztowych. Ale także i w tym wypadku, gdy pracownik nadmiernie zajmuje się prywatną korespondencją, a pracodawca stwierdzi to w wyniku monitoringu ruchu w sieci (bez zaznajamiania się z treścią e-maili), do której dostęp pracownik uzyskuje za pośrednictwem łączy pracodawcy, pracodawca może stosować wobec podwładnego środki przewidziane w kodeksie pracy.

Warto jeszcze odnieść się do rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973), które dla części komentatorów stanowi argument za wymogiem uprzedniego informowania pracowników o kontroli korespondencji na służbowych kontach e-mailowych. W załączniku do tego rozporządzenia, w pkt 10 lit. e) znajduje się zapis, że przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a także planowaniu wykonywania zadań z użyciem ekranu monitora pracodawca powinien w szczególności uwzględniać, że bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy. Ponieważ rozporządzenie nie precyzuje, czym jest jakościowa i ilościowa kontrola pracy, pojawiają się głosy, że każdą formę weryfikacji pracy zatrudnionego z użyciem komputera (a więc i monitoring obsługi korespondencji elektronicznej) można uznać za wymagającą uprzedniego poinformowania pracowników o jej stosowaniu.

Taka interpretacja wydaje się jednak zbyt daleko idąca, zważywszy, że rozporządzenie wskazuje, iż ww. załącznik określa wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii na komputerowych stanowiskach pracy. Można dyskutować, czy ustawodawcy chodziło w tym wypadku o komfort pracownika polegający na swobodnym surfowaniu po sieci bez związku z pracą albo prowadzeniu odbioru korespondencji prywatnej za pomocą narzędzi pracodawcy (służbowe konta poczty elektronicznej) przynajmniej do czasu, aż będzie uprzedzony, że pracodawca weryfikuje sposób świadczenia pracy. Przyjmując takie założenie można by paradoksalnie uznać, że pracownik może nie przejmować się obowiązkiem wykonywania pracy wynikającym z przepisów kodeksu pracy, dopóki pracodawca nie uprzedzi go, jak i kiedy nadzorować będzie jego pracę. W kontekście współczesnego stanu środków komunikacji i ryzyk związanych z niekontrolowanym przepływem informacji, pracodawców stawia się zatem przed nie lada dylematem: albo dopuszczą się naruszenia tajemnicy korespondencji pracownika, albo ochronią tajemnice przedsiębiorstwa.