“Zaczynać z odpowiednimi ludźmi, stawiać sprawy jasno, rozmawiać z pracownikami, motywować ich i wynagradzać. Gdy tylko będziemy o tym pamiętać, nie przegramy”. Takie słowa padły z ust Lee Iacocca, amerykańskiego przedsiębiorcy znanego głównie z wskrzeszenia marki Chrysler w latach 1980-tych, kiedy to był dyrektorem generalnym firmy. Istotność codziennej komunikacji w firmie jest nie do przecenienia. Wielu zgodzi się, że komunikacja jest podstawą każdego związku. Czy istnieje coś ważniejszego od komunikacji? Tak, efektywna komunikacja.
Rozważmy przez chwilę trzy kluczowe kwestie poruszone przez Iacocca’e, które łatwo można zastosować w przypadku biura tłumaczeń. “Zaczynać z odpowiednimi ludźmi”, czyli: zawsze powinniśmy być pewni co do kwalifikacji osób wybranych do wykonania danego zlecenia. Następnie, “stawiać sprawy jasno” i “rozmawiać z pracownikami”. Rady te są przydatne są głównie w relacjach z klientami oraz innymi tłumaczami.
Jasne jest przecież, że podczas kontaktów biznesowych zachowanie efektywnej komunikacji ma kluczowe znaczenie. Skupmy się najpierw na komunikacji z klientem.
Od chwili, gdy skontaktuje się z nami klient ważne jest zapewnienie otwartych kanałów komunikacji, które umożliwią wzajemne zrozumienie oraz ocenę potrzeb klienta. Aby ustalić, jakie usługi są od nas wymagane, powinniśmy zadawać odpowiednie pytania. Poniżej omówione zostaną niektóre z wielu potencjalnych pytań:
- Jakie są cele klienta?
- Czy występują jakiekolwiek techniczne lub inne, naukowe wymagania?
- Czy istotnym czynnikiem jest lokalizacja tłumaczenia, czy ogólny i uniwersalny typ języka jest zadowalający?
- Czy określony jest termin wykonania?
- Czy występują jakiekolwiek wymagania dotyczące formatowania lub grafiki zawartej w tłumaczonym dokumencie?
- Czy niezbędna jest końcowa korekta tłumaczenia?
Znalezienie odpowiedzi na te i inne istotne pytania przyczyni się do powstania więzi komunikacyjnej pomiędzy tłumaczem wykonującym zlecenie – w naszym przypadku przyjmujemy że jest to biuro tłumaczeń – a klientem oraz do efektywniejszego trybu pracy który może okazać się kluczowym czynnikiem wpływającym na ewentualny sukces całego projektu.
Efektywna komunikacja jest szczególnie istotna w przypadku dużych klientów zlecających obszerne projekty, które mają być tłumaczone na różne języki lub w przypadku mniejszych projektów zakładających przekład na pojedynczy język. Ważne jest, by uważać na sprzeczne informacje jakie mogą przekazywać biurom tłumaczeń różni klienci zaangażowani w pojedynczy projekt. Najlepszym rozwiązaniem jest poproszenie klienta o podanie głównego kontaktu, upoważnionego do podejmowania wiążących decyzji. Kontakt ten musi również ponosić pełną odpowiedzialność za ewentualne konsekwencje swoich poczynań. Niedopuszczalne jest, by biuro tłumaczeń musiało analizować wiele sprzecznych informacji i wytycznych. Wszystkie wątpliwości, żądania wyjaśnień, kwestie techniczne i dotyczące samego tłumaczenia powinny być kierowane właśnie do tego kontaktu.
Na początku każdego projektu biuro tłumaczeń jak najszybciej powinno uzyskać od klienta potwierdzenie na piśmie co do specyfikacji tłumaczenia (języki, termin wykonania itp.). Powinno się szybko wyjaśniać kwestie niejasne, jeśli takowe występują. Na przykład, jeśli klient przesyła prośbę o wykonanie tłumaczenia na język francuski, należy wyjaśnić czy tłumaczenie ma trafić do odbiorcy we Francji, Kanadzie, Afryce, czy w inne rejony świata (kwestia odpowiedniej lokalizacji). To samo dotyczy zlecenia na tłumaczenie na przykład języka chińskiego. Nie można w ciemno zakładać, że klient potrzebować będzie dokumentu przetłumaczonego uproszczonym językiem chińskim przyjętym w Chińskiej Republice Ludowej, ponieważ klient może potrzebować tłumaczenia na Tajwanie gdzie używany jest tradycyjny język chiński. Innymi słowy, upewnijmy się że wszystkie niesprecyzowane kwestie zostaną wyjaśnione.
Komunikacja z klientem powinna być jasna i zwięzła. Co więcej, zawsze gdy pojawiają się nowe pytania, biuro tłumaczeń musi zapewnić klientowi co najmniej sugestie dotyczące odpowiedzi na te pytania. Biuro powinno być również gotowe odpowiedzieć na jakiekolwiek wątpliwości lub uwagi zgłaszane przez klientów. Podobnie, osoba zajmująca się danym projektem po stronie biura tłumaczeń musi zapewnić klientowi pomoc podczas procesu analizy tłumaczenia przeprowadzanej przez klienta. Menadżer danego projektu powinien dojść z klientem do porozumienia w kwestii ewentualnych poprawek oraz w jaki sposób zostaną one naniesione (elektronicznie przy użyciu funkcji programu do edycji tekstu lub za pomocą załączonego pliku PDF).
Komunikacja pomiędzy klientem a menadżerem projektu nie powinna być jednostronna. Aby zapewnić powodzenie realizowanego projektu, obie strony powinny efektywnie przekazywać swoje oczekiwania względem siebie.
Bez wątpienia, komunikacja jest czynnikiem krytycznym w zarządzaniu sprzedażą.
Biuro tłumaczeń powinno dostarczać wszystkim indywidualnym tłumaczom, edytorom i osobom zajmującym się składem tekstów wszystkie niezbędne informacje na temat projektu, czy to na piśmie, czy poprzez pocztę elektroniczną.
Od samego początku współpracy z klientem tłumacze powinni otrzymać dokładny opis projektu określający wielkość zlecenia oraz zadania jakie mają wykonać. Należy przy tym pamiętać, że niektórzy tłumacze oferują przekłady w kilku językach jednocześnie.
Może się to wydawać oczywiste, lecz ważne jest by sprecyzować język docelowy tłumaczenia ze względu na fakt, iż niektórzy tłumacze pracują w różnych kombinacjach językowych. Nic nie może być zakładane z góry.
W końcu, należy poinformować tłumaczy zaangażowanych w dany projekt, o granicznym terminie jego wykonania.Upewnijmy się, że określona jest data, godzina oraz odpowiednia strefa czasowa (wschodnia, środkowa, specyficzna dla kraju itp.). Dzięki określeniu szczegółowego terminu wykonania, biuro tłumaczeń uniknie niepotrzebnego zamieszania.Uniknięcie zamieszania oszczędza czas, energię i pieniądze. Pamiętajmy, “czas to pieniądz”.
Na szczęście zawarcie wszystkich wyżej wymienionych informacji w pojedynczym emailu do tłumacza nie musi wiązać się ze skomplikowaniem lub nadmierną długością tegoż emaila. Wiadomość taka może być prosta i zwięzła, jak to zostało pokazane w poniższym przykładzie:
Drogi tłumaczu X:
Posiadam techniczny dokument (raport techniczny) do tłumaczenia na uproszczony chiński. Zawiera 3,700 angielskich słów, gotowego tłumaczenia potrzebuję do północy czasu wschodniego, w poniedziałek 9 lipca 2007.
Plik po korekcie zostanie odesłany o godzinie 9:00 rano, w środę 11 lipca 2007. Zaraz po tym chciałbym, abyś przyjrzał się korektom i odesłał swoje uwagi. Zaakceptowany plik muszę otrzymać do godziny 14:00, czasu wschodniego.
Skontaktowałem się już z edytorem Y, mam nadzieję że to on zajmie się korektą tłumaczenia, czekam jednak jeszcze na jego potwierdzenie. Skontaktuj się z edytorem Y, byłbym jednak wdzięczy za otrzymanie kopi waszej korespondencji. Osobę, która dokona korekty, potwierdzę tak szybko jak będzie to możliwe.
Proszę o informację, kiedy odbierzesz tą wiadomość. Po potwierdzeniu twojej gotowości do tłumaczenia prześlę umowę o dzieło.
Pozdrawiam,
Menadżer projektu
Kiedy tylko tłumacz potwierdzi swoją gotowość do wykonania danego projektu i otrzyma na piśmie wymienione powyżej informacje, powinien odebrać pliki źródłowe, specyfikację projektu, jakiekolwiek materiały dodatkowe lub słowniki czy glosariusze oraz odpowiednią umowę zlecenia.
Nie można również zapominać również o tym, że każdy indywidualny tłumacz posiada własny cennik tłumaczeń. Dlatego też warto zorientować się w stawkach oferowanych przez tłumacza za rozmaite typy wykonywanych przez niego usług. To również jest częścią naszej “komunikacji”.
Reasumując, efektywna komunikacja z klientami i indywidualnymi tłumaczami jest sprawą nadrzędną. Nawet jeśli mamy tyle szczęścia, że posiadamy najlepszych tłumaczy i najważniejszych dostępnych na rynku klientów, brak efektywnej komunikacji bez wątpienia przysporzy frustracji i niepokoju.
“Zaczynać z odpowiednimi ludźmi, stawiać sprawy jasno, rozmawiać z pracownikami… Gdy tylko będziemy o tym pamiętać, nie przegramy”.
W rzeczy samej, przegrać nie chcemy. Pozwólmy więc sobie na stosowanie efektywnej komunikacji zapewniającej powodzenie naszych projektów.
